PUR.1 - QUẢN LÝ ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG & DỊCH VỤ

1- KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Các thay đổi
Ngày Nội dung Phiên bản Tham chiếu thay đổi
10/04/2014 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 1  
30/05/2018 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 3.5  
Người duyệt
Tên Vai trò Phiên bản Chữ ký
NGUYỄN CÁT MINH Giám đốc Gia Cát 3.5  

2- SƠ ĐỒ QUY TRÌNH

Sơ đồ quy trình PUR.1 – Quản Lý Đề Nghị Mua Hàng

3- GIẢI THÍCH SƠ ĐỒ

  • Tất cả đề nghị mua hàng hóa, dịch vụ, chi phí đều phải thực hiện thông qua Quy trình PUR.1 – Quản Lý Đề Nghị Mua Hàng và được phê duyệt trên hệ thống (phê duyệt nội dung, ngân sách, người thực hiện mua hàng).
  • Có 4 cách tạo đề nghị mua hàng hóa, dịch vụ bao gồm:
    • Tạo đề nghị mua hàng từ tồn kho tối thiểu: Trong trường hợp đã thiết lập mức tồn kho lấp đầy, khi tồn kho ở mức cảnh báo sẽ tự động tính toán ra nhu cầu mua hàng hóa.
    • Tạo đề nghị mua hàng từ yêu cầu cung ứng: yêu cầu từ các đơn vị phòng ban.
    • Tạo đề nghị mua hàng từ nhu cầu sản xuất: Dựa vào dự báo nhu cầu hàng hóa, hệ thống sẽ tự tính toán ra nhu cầu mua hàng hóa.
    • Tạo đề nghị mua hàng thủ công: Người dùng nhập thủ công các mặt hàng đề nghị mua.
  • Chỉnh sửa/hủy đề nghị mua hàng đã được duyệt nhưng chưa lập đơn hàng.
 

STT

Tên gọi dùng trên hệ thống

Kí hiệu qui trình

Tên quy trình

Hệ thống hỗ trợ

Diễn giải quy trình

1 PO11A PUR1.4 Tạo ĐNMH thủ công

 
Người dùng nhập thủ công từng mặt hàng đề nghị mua.
2 PO11B PUR1.1 Tạo ĐNMH từ tồn kho tối thiểu

 
Hệ thống tự động tính toán mặt hàng và lượng hàng cần mua dựa trên các mức tồn kho tối thiểu, tối đa, cảnh báo.
3 PO11C PUR1.2 Tạo ĐNMH từ YCCU

 
Đề nghị mua hàng tạo từ các dự báo nhu cầu hàng hoá.
4 PO11D PUR1.3 Tạo ĐNMH từ nhu cầu SX

 
Đề nghị mua hàng tạo bằng cách tính toán nhu cầu hàng hoá của các đơn bán hàng.
5 PO12 PUR1.5 Duyệt
 
Xét duyệt ĐNMH.
6 PO11A, PO11B, PO11C, PO11D PUR1.6 Chỉnh sửa số lượng/ Hủy ĐNMH Chỉnh sửa số lượng cho phép mua của ĐNMH để thực hiện tiếp tục xét duyệt /Hủy ĐNMH không thực hiện xét duyệt nữa.

3.1- PO11A Tạo đề nghị mua hàng thủ công

Mục đích nghiệp vụ

  • Xem/truy vấn lịch sử các đề nghị mua hàng thủ công đã duyệt, đang xử lý
  • Tạo đề nghị mua hàng thủ công
  • Chỉnh sửa đề nghị mua hàng thủ công
  • Hủy đề nghị mua hàng thủ công

Yêu cầu khai báo

  • Đã khai báo vật tư INV14
  • Đã khai báo nhà cung cấp SEC205 (nếu chỉ định mua hàng theo NCC nào)

Màn hình làm việc

Màn hình PO11A Tạo Đề Nghị Mua Hàng Thủ Công

Mô tả nút chức năng                                                                                                       

Tên gọi Phím tắt Diễn giải
  1. In ĐNMH
Alt + 1 In đề nghị mua hàng sau khi đã lập đề nghị thành công.
B. Trở về Alt + B Trở về màn hình trước.
 

Mô tả trường thông tin

Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải (từ viết tắt)/Ghi chú (nếu có)
Màn hình chính
Thông tin 1
Số ĐN   Default Hệ thống tự đánh số theo thứ tự lập có format DN<Mã phòng ban lập đề nghị>/<tháng><năm>-<Số thứ tự>
Ngày ĐN   Default Ngày đề nghị, mặc định là ngày tạo đề nghị.
Tạo từ   Default Mặc định là “Tạo bằng tay”.
Nơi lập   Default Mặc định là phòng ban của người lập đề nghị.
In theo nhà cung cấp   Check box Khi chọn trường này và in đề nghị mua hàng, các mặt hàng sẽ được sắp xếp theo nhà cung cấp.
Nơi nhận X List data Phòng ban có thẩm quyền (duyệt lại số lượng & thực hiện mua) xử lý đề nghị mua hàng. Có thể chính là phòng ban yêu cầu tự đề nghị và tự thực hiện. Đặc biệt trong các trường hợp mua dịch vụ.
Người ĐN   List data Nhập người đề nghị mua hàng, có thể người tạo đề nghị trên hệ thống không phải là người đề nghị.
Chức vụ   Default Chức vụ của người đề nghị đã được khai báo trong hệ thống.
Thủ trưởng ĐV   List data Người có quyền duyệt đề nghị  mua hàng. Chỉ có người có quyền duyệt đề nghị mua hàng (của phòng ban nhận) mới thấy đề nghị mua hàng để duyệt.
Thủ trưởng đơn vị duyệt   Check box Người có quyền duyệt đề nghị mua hàng sẽ click vào mục này để duyệt đề nghị.
Trạng thái   Default Bao gồm: Chưa xử lý, Đang xử lý, Đã xử lý, Hủy không thực hiện. Mặc định là: Chưa xử lý. Trường thông tin này thể hiện trạng thái của đề nghị.
Mã nhóm hàng   List data  
Nội dung YC X Input text Nội dung yêu cầu: Mục đích sử dụng hoặc nội dung hàng hóa trường hợp mua dịch vụ, tiêu dùng trực tiếp…
Thông tin 2
Ngày phản hồi   Default Ngày phản hồi của người duyệt đề nghị.
Mã hệ thống   Default  
ND phản hồi   Default Nội dung phản hồi của người duyệt đề nghị.
Ngân sách   Input text Khoảng ngân sách dự trù cho đề nghị mua hàng hoặc dịch vụ.
Ghi chú   Input text  
Ngày tạo   Default  
Người tạo   Default  
Ngày sửa   Default  
Người sửa   Default  
Màn hình chi tiết
Mã mặt hàng X List data  
Số lượng đề nghị X Input number  
Tên mặt hàng   Default Tương ứng với mã mặt hàng đã chọn.
Thông tin đề nghị
Ghi chú của bộ phận đề nghị   Input text  
Mục đích SD   Input text Mục đích sử dụng của mỗi mặt hàng đề nghị.
Thời gian SD   Input text Thời gian sử dụng của mỗi mặt hàng đề nghị.
Trạng thái   List items Có ba trạng thái của từng mặt hàng trong đơn đề nghị: Hủy không thực hiện, Chưa duyệt, Đã duyệt.
Xem thông tin duyệt đề nghị
SL Chấp thuận   Default Số lượng được duyệt mua, có thể nhỏ hơn hoặc bằng số lượng đề nghị. Thông tin này chỉ hiện thị sau khi bộ phận duyệt đề nghị đã duyệt đề nghị mua hàng.
SL Tồn kho   Default Số lượng tồn của tất cả các mặt hàng trong tất cả các kho. Thông tin này chỉ hiện thị sau khi bộ phận duyệt đề nghị đã duyệt đề nghị mua hàng.
Trả lời của bộ phận xử lý   Default Thông tin phản hồi của bộ phận xử lý đối với từng mặt hàng.
Thông tin khác
Đơn vị tính   Default Tương ứng với mã mặt hàng đang chọn
SL đã nhập kho   Nhập trực tiếp  
Mã NCC   List data Chọn Mã nhà cung cấp trong trường hợp muốn đề nghị nhà cung cấp cụ thể
Tên NCC   Default Tên nhà cung cấp tương ứng theo mã nhà cung cấp
 

Hướng dẫn thao tác

Truy cập đường dẫn: SMART ERP --> Quản lý mua hàng --> Đề nghị mua hàng --> Lập đề nghị mua hàng thủ công.

TẠO ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG THỦ CÔNG
Sau khi mở form PO11A, nhấn Nhập mới để tạo mới đề nghị mua hàng:
Tiếp theo, nhập các thông tin vào màn hình chính sau đó lưu lại. Lưu ý, chỉ phòng ban nhận (Nơi nhận) mới thấy được đề nghị đơn hàng và tiến hành xử lý/ duyệt (PO12):
Ctrl + S để lưu lại phần thông tin chung.
Nhập các mã mặt hàng ở màn hình chi tiết:
Đây là danh sách các mặt hàng đã được khai báo trước đó, hoặc có thể vào form INV14 để khai báo thêm hàng hóa cần mua.
Tại vùng thông tin chi tiết, người dùng thực hiện nhập 3 thông tin bắt buộc: [Mã mặt hàng], [Số lượng đề nghị], [Mã NCC] (Tên nhà cung cấp sẽ được tự động cập nhật)
Sau đó nhấn Ctrl+S để lưu lại phần thông tin mới được nhập.
Check vào ô Complete: hoàn tất việc nhập liệu
Check vào ô Hoàn thành: thủ trưởng đơn vị phòng ban (nơi nhận) sẽ thấy và thực hiện xét duyệt (PO12).

Lưu ý: sau khi thực hiện Complete/ Hoàn thành thì sẽ không được xóa/ chỉnh sửa dữ liệu nhập
Nếu muốn thực hiện chỉnh sửa -> bỏ check Hoàn thành, Complete -> Thực hiện chỉnh sửa ở cột [SL đề nghị].
Nếu muốn xóa đơn đề nghị -> nhấn vào nút [D.Xóa ĐNMH]
 
IN ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG

Người dùng nhấn “In ĐNMH” để in đề nghị mua hàng, mặc định file đề nghị mua hàng là PDF
 

3.2- PO11B Tạo đề nghị mua hàng từ tồn kho tối thiểu

Mục đích nghiệp vụ

  • Xem/ truy vấn lịch sử các đề nghị mua hàng từ tồn kho tối thiểu đã duyệt, đang xử lý
  • Tạo đề nghị mua hàng từ tồn kho tối thiểu
  • Chỉnh sửa đề nghị mua hàng từ tồn kho tối thiểu
  • Hủy đề nghị mua hàng từ tồn kho tối thiểu

Yêu cầu khai báo

  • Đã khai báo vật tư INV14
  • Đã khai báo nhà cung cấp SEC205 (nếu chỉ định mua hàng theo NCC nào)
  • Đã khai báo mức tồn kho tối thiểu, tối đa, cảnh báo (nếu áp dụng quản lý hàng tồn kho tối thiểu)

Màn hình làm việc

Màn hình PO11B Tạo Đề Nghị Mua Hàng Từ Tồn Kho Tối Thiểu

Mô tả nút chức năng

Tên gọi Phím tắt Diễn giải
1. In ĐNMH Alt + 1 In đề nghị mua hàng sau khi đã lập đề nghị thành công.
2. Đối chiếu tồn kho tối thiểu Alt + 2 Đối chiếu giữa hàng tồn trong kho và các thông số đã khai báo của mặt hàng gồm mức tồn kho tối thiểu, tối đa, cảnh báo để lập đề nghị mua hàng.
B. Trở về Alt + B Trở về màn hình trước.

Mô tả trường thông tin

Tương tự PO11A.

Hướng dẫn thao tác

Truy cập đường dẫn: SMART ERP --> Quản lý mua hàng --> Đề nghị mua hàng --> Lập đề nghị mua hàng từ tồn kho tối thiểu.
Chọn “Nhập mới” để lập một đề nghị mua hàng từ tồn kho tối thiểu.
Nhập vào các thông tin chung:
Sau đó lưu lại -> Nhấn [2.Đối chiếu tồn kho tối thiểu], một màn hình sẽ hiện ra:
 
Check vào các mặt hàng cần đối chiếu, sau đó nhấn [1.Đối chiếu]
Thông tin các mặt hàng đã chọn trong bảng đối chiếu sẽ hiển thị ở màn hình chi tiết. Người dùng có thể điều chỉnh số lượng, các thông tin ở Tab Thông tin đề nghị. Sau khi hoàn tất người dùng check vào check box Thủ trưởng đơn vị duyệt và nhấn Ctrl+S hoặc biểu tượng Save để lưu lại.

IN ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG:
Người dùng có thể check vào nút [In theo nhà cung cấp] để nhóm các mặt hàng theo từng nhà cung cấp

3.3- PO11C Tạo đề nghị mua hàng từ yêu cầu cung ứng

Mục đích nghiệp vụ                                                                     

  • Xem/truy vấn lịch sử các đề nghị mua hàng từ yêu cầu cung ứng đã duyệt, đang xử lý
  • Tạo đề nghị mua hàng từ yêu cầu cung ứng
  • Chỉnh sửa đề nghị mua hàng từ yêu cầu cung ứng
  • Hủy đề nghị mua hàng từ yêu cầu cung ứng

Yêu cầu khai báo

  • Đã khai báo vật tư INV14
  • Đã khai báo nhà cung cấp SEC205 (nếu chỉ định mua hàng theo NCC nào)
  • Đã dự báo nhu cầu hàng hóa INV31, INV32

Màn hình làm việc

Màn hình PO11C Tạo Đề Nghị Mua Hàng Từ Yêu Cầu Cung Ứng

Mô tả nút chức năng

Tên gọi Phím tắt Diễn giải
1. In ĐNMH Alt+1 In đề nghị mua hàng sau khi đã lập đề nghị thành công.
3. Đối chiếu YCCU Alt+3 Đối chiếu với yêu cầu cung ứng đã được lập (INV31) và duyệt (INV32).
B. Trở về Alt+B Trở về màn hình trước.

Mô tả trường thông tin

Tương tự PO11A.

Hướng dẫn thao tác

Truy cập đường dẫn: SMART ERP --> Quản trị mua hàng --> Đề nghị mua hàng --> Lập đề nghị mua hàng từ yêu cầu cung ứng.
Sau khi có yêu cầu cung ứng đã được duyệt (Tài liệu hướng dẫn INV31, INV32), người dùng nhấn [Nhập mới] để tạo mới một đề nghị mua hàng từ nhu cầu cung ứng:
Người dùng thực hiện nhập vào các thông tin trên màn hình làm việc, sau đó nhấn Ctrl+S để lưu lại.
Nhấn [2.Đối chiếu yêu cầu cung ứng] màn hình sau hiện ra -> sau đó check chọn các mặt hàng cần đối chiếu -> Nhấn [1.Đối chiếu]
Người dùng có thể bổ sung thông tin ở Tab [Thông tin đề nghị] và [Thông tin khác]
Thực hiện check vào ô Complete (hoàn tất việc nhập liệu) , check vào nút [Hoàn thành] chờ duyệt -> sau đó nhấn Ctrl+S để lưu lại.
Bấm vào nút [1.In ĐNMH] để in phiếu đề nghị.

3.4- PO11D Tạo đề nghị mua hàng từ nhu cầu sản xuất

Mục đích nghiệp vụ

  • Xem/truy vấn lịch sử các đề nghị mua hàng từ nhu cầu sản xuất đã duyệt, đang xử lý
  • Tạo đề nghị mua hàng từ nhu cầu sản xuất
  • Chỉnh sửa đề nghị mua hàng từ nhu cầu sản xuất
  • Hủy đề nghị mua hàng từ nhu cầu sản xuất

Yêu cầu khai báo

  • Đã khai báo vật tư INV14
  • Đã khai báo nhà cung cấp SEC205 (nếu chỉ định mua hàng theo NCC nào)
  • Đã có nhu cầu nguyên vật liệu MANU12

Màn hình làm việc

(Lưu ý: nếu một trong các đề nghị trước chưa được "Duyệt" thì người dùng không thể nhập thêm một đề nghị mới.)
 
Màn hình PO11D Tạo Đề Nghị Mua Hàng Từ Nhu Cầu Sản Xuất

Mô tả nút chức năng

Tên gọi Phím tắt Diễn giải
  1. In ĐNMH
Alt+1 In đề nghị mua hàng sau khi đã lập đề nghị thành công
  1. Đối chiếu nhu cầu NVL
Alt+2  
  1. Tra cứu nhu cầu NVL
Alt+3  
B. Trở về Alt+B Trở về màn hình trước

Mô tả trường thông tin

Tương tự PO11A.

Hướng dẫn thao tác

Truy cập đường dẫn: SMART ERP --> Quản trị mua hàng --> Đề nghị mua hàng --> Lập đề nghị mua hàng từ nhu cầu sản xuất.
Sau khi đã tính toán nhu cầu nguyên vật liệu (MANU12), nguồn lực theo kế hoạch sản xuất (MANU51), trường hợp không đủ nguyên vật liệu để sản xuất, người dùng tạo đề nghị mua hàng như sau:
Nhấn Ctrl+S để lưu lại thông tin chung.
Tiếp theo nhấn [2.Đối chiếu nhu cầu NVL] để đối chiếu các mặt hàng cần mua để phục vụ sản xuất, màn hình như sau:
Sau khi nhấn nút "Đối chiếu" sẽ quay về màn hình chính, người dùng có thể bổ sung thêm thông tin ở phần thông tin chi tiết. Sau đó check vào nút "Hoàn thành" -> nhấn Ctrl+S hoặc biểu tượng Save trên thanh menu để lưu lại.
 

3.5- PO12 Duyệt đề nghị mua hàng

Lưu ý: Chỉ có phòng ban được yêu cầu (nơi nhận) mới thấy được ĐNMH, người thủ trưởng thực hiện xét duyệt.

Mục đích nghiệp vụ

  • Chức năng này dùng để duyệt đề nghị mua hàng.

Yêu cầu khai báo

  • Có các đề nghị mua hàng gửi đến bộ phận đang phụ trách PO11A, PO11B, PO11C, PO11D.

Màn hình làm việc

Màn hình PO12 Duyệt Đề Nghị Mua Hàng

Mô tả nút chức năng

Tên gọi Phím tắt Diễn giải
1. In phiếu ĐN Alt+1  
2. Xem tồn kho Alt+2  
4. Cập nhật SL tồn kho Alt+4  
5. Cập nhật SL duyệt bằng số lượng đề nghị Alt+5 Dùng trong trường hợp có quá nhiều mặt hàng trong chi tiết đơn hàng bán, người dùng sẽ cập nhật nhanh số lượng duyệt bằng số lượng đề nghị, sau đó chỉ cần chỉnh sửa lại số lượng các mặt hàng chưa đúng.
6. Trở về Alt+6  
 
Mô tả trường thông tin
Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải/ Ghi chú
Màn hình chính
Thông tin 1
Số ĐN   Default Thông tin này được chuyển từ đề nghị mua hàng PO11A, PO11B, PO11C, PO11D sang.
Ngày YC   Default
Nơi ĐN   Default
Người ĐN   Default
Nội dung   Default
Mã hệ thống   Default
Ngày phản hồi   Default Mặc định là ngày xử lý hoặc duyệt đề nghị mua hàng.
ND phản hồi X Input text Nội dung người duyệt phản hồi cho người lập đề nghị mua hàng.
Ghi chú   Default Thông tin này được chuyển từ đề nghị mua hàng PO11A, PO11B, PO11C, PO11D sang.
In theo nhà cung cấp   Check box Khi chọn trường này và in đề nghị mua hàng, các mặt hàng sẽ được sắp xếp theo nhà cung cấp.
Trạng thái   Default Bao gồm Chưa xử lý, Đang xử lý, Đã xử lý, Hủy không thực hiện. Tùy vào thao tác của người dùng mà trường này cập nhật theo.
Thông tin 2
Cấp trưởng   Input text  
Chức vụ   Default  
Mã nhóm hàng   Default  
Cấp trưởng duyệt   Check box  
Ngày tạo   Default  
Người tạo   Default  
Ngày sửa   Default  
Người sửa   Default  
Màn hình chi tiết
Mã mặt hàng   Default  
Tên mặt hàng   Default  
Số lượng đề nghị   Default  
Xem thông tin duyệt yêu cầu
Kho đối chiếu   List items  
SL tồn kho   Default Khi nhấn cập nhật SL tồn kho, thông tin SL tồn kho của mặt hàng đang chọn ở màn hình chi tiết sẽ hiện ở trường thông tin này.
SL dự xuất   Default  
SL chấp thuận   Input number Số lượng người duyệt chấp thuận mua, có thể ít hơn số lượng đề nghị.
Trả lời của bộ phận xử lý   Input text Lưu ý riêng của từng mặt hàng mà người duyệt phản hồi lại cho người lập đề nghị mua hàng.
Trạng thái     Mặc định là chưa duyệt, sau khi cập nhật số lượng chấp thuận sẽ chuyển sang đã duyệt.
Thông tin yêu cầu
Ghi chú của bộ phận yêu cầu   Default Thông tin này được chuyển từ đề nghị mua hàng PO11A, PO11B, PO11C, PO11D sang.
Mục đích sd   Default
Thời gian sd   Default
Thông tin khác
ĐVT   Default Thông tin này được chuyển từ đề nghị mua hàng PO11A, PO11B, PO11C, PO11D sang.
Mã NCC   Default
Tên NCC   Default Tên nhà cung cấp theo mã.
  Default  
 
Hướng dẫn thao tác                                         
Truy cập đường dẫn: SMART ERP --> Quản lý mua hàng --> Đề nghị mua hàng --> Duyệt đề nghị mua hàng
DUYỆT ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG.
Chọn đơn mua hàng cần duyệt.
Giải thích:
Người thủ trưởng đơn vị sẽ thực hiện mở xem chi tiết ĐNMH -> sau đó nhấn nút [2.Xem tồn kho] để tra cứu số lượng mặt hàng trong kho/ số lượng tồn kho của mặt hàng -> tiếp theo sẽ thực hiện [3.Cập nhật SL tồn kho] thì những mặt hàng có tồn kho sẽ được hiển thị ở cột "SL tồn kho" hoặc nếu ĐNMH không được chấp nhận thì người đề nghị có thể xem được số lượng tồn kho ứng với từng mặt hàng và đồng thời người thủ trưởng sẽ ghi chú lí do tại cột "Trả lời của bộ phận xử lí" (tùy nhập, không bắt buộc) -> Sau cùng người thủ trưởng sẽ tiến hành duyệt ĐNMH bằng cách:
           B1: Nhập "Nội dung phản hồi" ở phần thông tin chung
           B2: Nhấn nút [4.Cập nhật SL duyệt bằng số lượng đề nghị]
           B3: Ctrl+S lưu lại
 
IN ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG
Người dùng thực hiện nhấn [1.In phiếu ĐN] để in đề nghị mua hàng.