PUR.4 - QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG/ĐƠN HÀNG MUA

1- Kiểm soát tài liệu

Các thay đổi
Ngày Nội dung Phiên bản Tham chiếu thay đổi
10/04/2014 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 1  
30/05/2018 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 3.5  
Người duyệt
Tên Vai trò Phiên bản Chữ ký
NGUYỄN CÁT MINH Giám đốc Gia Cát 3.5  

2- SƠ ĐỒ QUY TRÌNH

Sơ đồ quy trình PUR.4 – Quản Lý Hợp Đồng/ Đơn Hàng Mua

3- GIẢI THÍCH SƠ ĐỒ

Quy trình cho phép tạo hợp đồng, đơn hàng từ đề nghị mua hàng đã duyệt, chỉnh sửa, duyệt các hợp đồng, đơn hàng mua. Khi có một đề nghị mua hàng đã được duyệt:
  • Nếu cần tạo đề nghị mua hàng, người dùng kiểm tra có hợp đồng hay không (tạo hợp đồng nếu hợp đồng chưa tồn tại), kiểm tra có bảng giá hay không (nếu không có chuyển qua Quy trình Quản Lý Bảng Giá). Sau đó tạo đơn hàng mua, tạo kế hoạch nhận hàng, duyệt đơn hàng. Nếu là Hàng dịch vụ, chuyển qua quy trình Kế Toán Phải Trả, ngược lại chuyển qua Quy Trình Nhập Kho.
  • Nếu không cần tạo đề nghị mua hàng (thanh toán tiền điện, nước…), người dùng kiểm tra nếu là hàng dịch vụ chuyển sang quy trình Kế Toán Phải Trả, ngược lại sang Quy Trình Nhập Kho.
  • Khi đề nghị mua hàng đã được tạo và duyệt, với các item hàng hóa nhập kho, hệ thống bắt buộc tạo đơn hàng (PO) và đi qua qui trình nhập kho, ghi nhận hóa đơn phải trả. Hệ thống tự động reconcile PR – PO – Hóa đơn.
  • Ngoài ra, với các đề nghị mua hàng dịch vụ, hệ thống cho phép không cần qua qui trình PO, lúc này chỉ đối chiếu nhập hóa đơn theo đề nghị mua hàng PR.

STT

Số hiệu

Tên quy trình

Hệ thống hỗ trợ

Diễn giải quy trình

1 PUR.4.1 Nhập hợp đồng/ đơn hàng mua Lập một kí kết giữa công ty và nhà cung cấp. Khi có nhu cầu mua hàng, người dùng tạo đơn hàng mua.
2 PUR.4.2 Tạo hợp đồng/ đơn hàng từ kế hoạch mua Người dùng mua hàng dựa trên đơn hàng mua đã lập trước đó.
3 PUR.4.3 Tạo/ chỉnh sửa kế hoạch nhận hàng Người dùng tạo mới/ hoặc thưc hiện chỉnh sửa lại kế hoạch mua hàng đã tạo trước đó.
4 PUR.4.4 Chỉnh sửa hợp đồng đơn hàng Sau khi tạo đơn hàng, nếu có thay đổi hệ thống hỗ trợ cho phép người dùng thực hiện lại đơn hàng trạng thái hủy duyệt.
5 PUR.4.5 Hủy hợp đồng đơn hàng Hệ thống hỗ trợ cho phép người dùng xóa đơn hàng: ở trạng thái hủy duyệt và chưa được sử dụng vào các qui trình nghiệp vụ trên hệ thống.
6 PUR.4.6 Tạo lệnh nhập kho từ hợp đồng đơn hàng Sau khi đơn hàng đã được duyệt thì người dùng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho/ nút tạo lệnh nhập kho tự động từ đơn hàng đã được duyệt trước đó.
7 PUR.4.7 Nhập chi phí mua hàng cho phiếu nhập Người dùng sẽ tiến hành khai báo chi phí mua hàng cho các mặt hàng trên phiếu nhập kho.
8 PUR.4.8 Phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng Phân bổ/ điều chỉnh lại chi phí mua hàng cho từng mặt hàng cụ thể.

3.1- PO21 Quản lý hợp đồng nguyên tắc

Mục đích nghiệp vụ

  • Nhập, chỉnh sửa một hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp.

Yêu cầu khai báo

  • Khai báo nhà cung cấp SEC205.

Màn hình làm việc


Màn hình PO21 Quản Lý Hợp Đồng Nguyên Tắc

Mô tả trường thông tin

Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải (từ viết tắt)/Ghi chú (nếu có)
Màn hình danh sách các nhà cung cấp
Mã khách hàng   Default  
Tên khách hàng   Default  
Địa chỉ   Default  
Điện thoại   Default  
Fax   Default  
Số tiền nợ   Default  
Ngày thành lập   Default  
Màn hình danh sách hợp đồng nguyên tắc
Mã hợp đồng   Input text  
Tên hợp đồng   Input text  
Nội dung   Input text  
Hiệu lực từ ngày   Input date  
Hiệu lực đến ngày   Input date  
Mặc định   Check box  
Các hợp đồng liên quan
Mã hợp đồng   Default  
Số hợp đồng NCC   Default  
Loại hợp đồng   Default  
Thành tiền   Default  
Trạng thái   Default  
Ngày kí   Default  
Nội dung   Default  

Hướng dẫn thao tác

Truy cập đường dẫn: SMART ERP --> Quản lý mua hàng --> Quản lý hợp đồng mua hàng --> Quản lý hợp đồng nguyên tắc
TẠO MỘT HỢP ĐỒNG NGUYÊN TẮC VỚI MỘT NHÀ CUNG CẤP
Để tạo một hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp, trước tên ta nhấp chọn nhà cung cấp đó trong danh sách các nhà cung cấp:

Tiếp theo nhập thông tin vào một dòng vào Danh sách hợp đồng nguyên tắc:

Khi tạo một đơn mua hàng có chọn hợp đồng nguyên tắc, đơn mua hàng đó sẽ hiển thị ở Tab Các hợp đồng liên quan.

3.2- PO22 Quản lý hợp đồng/đơn hàng mua

Mục đích nghiệp vụ

  • Nhập vào hệ thống hợp đồng mua hàng mới
  • Nhập hợp đồng, đơn hàng từ đề nghị mua hàng đã duyệt
  • Chỉnh sửa các hợp đồng đơn hàng mua
  • Duyệt các hợp đồng - đơn hàng mua

Yêu cầu khai báo

  • Khai báo nhà cung cấp SEC205
  • Khai báo bảng giá PO31 (nếu có) tại đây
  • Khai báo vật tư INV14
  • Khai báo hợp đồng PO21 (nếu có) tại đây
  • Đã lập đề nghị mua hàng và được duyệt PO11A, PO11B, PO11C, PO11D (nếu dùng chức năng đối chiếu đề nghị mua hàng) tại đây

Màn hình làm việc


Màn hình PO22 Nhập Mới Một Đơn Hàng Mua

Mô tả nút chức năng

Tên gọi Phím tắt Diễn giải
A. Duyệt Alt+A  
1. Đối chiếu đề nghị mua hàng Alt+1  
2. Tạo kế hoạch giao hàng Alt+2  
3. Xóa CT hợp đồng Alt+3 Xóa chi tiết hợp đồng
4. In đơn đặt hàng Alt+4  
5. Tạp phiếu nhập Alt+5  
6. Trở về Alt+6  
  
Mô tả trường thông tin
Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải (từ viết tắt)/ Ghi chú (nếu có)
Màn hình chính
Thông tin chung
Loại hợp đồng X List data  
Mã hệ thống   Default  
Đối tượng   List data Đối tượng khách hàng giao dịch.
Loại tiền   List data Mặc định là VND.
Số tiền nguyên tệ X Input number  
Nội dung   Input text  
Số hợp đồng   Default Số hợp đồng có dạng PO-00004/2017 trong đó PO là ký hiệu của đơn mua hàng, 00004 là số đơn mua hàng tăng dần theo năm, 2017 là năm lập đơn mua hàng.
Số hợp đồng NCC X Input text Hệ thống tạo một mã giống Số hợp đồng, người dùng có thể tùy chỉnh lại.
Bảng giá   List data Chọn bảng giá áp dụng cho đơn mua hàng, chỉ chọn được các bảng giá chung và bảng giá lập riêng cho đối tượng đã chọn. Sau khi chọn bảng giá, ở màn hình chi tiết chỉ chọn được các mặt hàng nằm trong bảng giá.
Theo hợp đồng nguyên tắc   List data  
Trạng thái   List items Bao gồm các trường hợp: Đang lập, Chờ duyệt, Đã duyệt, Đang thực hiện, Thanh lý, Hủy không thực hiện.
Thông tin ký kết
Đại diện bên A   Input text Tên đơn vị lập đơn mua hàng.
Đại diện bên B   Input text
Người liên hệ   Input text Người liên hệ phía nhà cung cấp.
Điều khoản tt X List data Điều khoản thanh toán.
Ghi chú   Input text  
Ngày ký X Input date Mặc định là ngày hiện tại của hệ thống.
Ngày bắt đầu X Input date Mặc định là ngày hiện tại của hệ thống.
Ngày hết hạn   Input date Ngày hết hạn đơn hàng.
Địa chỉ NCC   Input text  
Trạng thái nhận hàng   Default Bao gồm các giá trị “Nhận hàng một phần”, “Chưa nhận hàng”, “Nhận hàng toàn bộ”.
Trạng thái thanh toán   Default Bao gồm các giá trị “Đã thanh toán toàn bộ”, “Chưa thanh toán”, “Thanh toán một phần.
Thông tin khác liên quan
Số hợp đồng chính   List data  
Số hợp đồng của NCC   Default  
Mã kho   List data Mã kho nhập hàng.
Nơi giao hàng   Default Tên kho xuất hàng tương ứng với mã kho.
Ngày giao   Input date Ngày giao hàng.
Chu kỳ công nợ (ngày)   Input number  
Lịch sử phiếu
Người tạo   Default  
Ngày tạo   Default  
Người chỉnh sửa   Default  
Ngày chỉnh sửa   Default  
Màn hình chi tiết
STT   Default  
Mã mặt hàng X List data  
Số lượng   Input number  
Diễn giải X Default Tên mặt hàng tương ứng với mã mặt hàng đã chọn.
ĐVT   Nhập trực tiếp Đơn vị tính tương ứng với mã mặt hàng đã chọn.
ĐG/TT trước thuế
Chiết khấu theo BG (%)   Input number Chiết khấu thêm so với đơn giá trên bảng giá, nếu <100 là tỷ lệ, >100 là giảm số tiền theo đơn giá.
Đơn giá trước thuế X Input number  
TT trước thuế X Default Hệ thống tự động tính toán dựa vào số lượng và đơn giá trước thuế.
Tên thuế   List data  
ĐG/TT sau thuế
Thuế suất   Default Tương ứng với Tên thuế đã chọn ở Tab ĐG/ TT trước thuế.
Đơn giá thuế   Default Hệ thống tự tính toán dựa vào Đơn giá trước thuế và Thuế suất.
Tiền thuế   Default Hệ thống tự tính toán.
Đơn giá sau thuế   Default
Thành tiền sau thuế   Default
Kế hoạch nhận hàng
Mã kho   List data Chọn mã kho nhập hàng..
Nơi giao hàng   Default Tương ứng với mã kho nhập hàng.
Số lượng X Input number Có thể chia thành nhiều lần nhận hàng, mỗi lần có số lượng khác nhau (có thể ở các kho khác nhau) tùy người tạo kế hoạch nhận hàng sắp xếp.
Ngày giao   Input date  
Ghi chú   Input text  
Theo dõi thực hiện
ĐG trước thuế   Default  
SL đã nhận   Default  
TT đã nhận   Default  
SL còn lại   Default  
TT còn lại   Default  

Hướng dẫn thao tác
Truy cập đường dẫn: SMART ERP --> Quản lý mua hàng --> Quản lý hợp đồng mua hàng --> Quản lý đơn hàng mua
TẠO MỚI MỘT ĐƠN HÀNG MUA
Để tạo mới một đơn hàng mua, người dùng thực hiện như sau:

Nhập đầy đủ thông tin ở khung đỏ.

Nhập thông tin ở tab Thông tin ký kết.