INV.1 - QUẢN LÝ NHẬP KHO

1- Kiểm soát tài liệu

Các thay đổi
Ngày Nội dung Phiên bản Tham chiếu thay đổi
10/04/2014 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 1  
30/05/2018 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 3.5  
Người duyệt
Tên Vai trò Phiên bản Chữ ký
NGUYỄN CÁT MINH Giám đốc Gia Cát 3.5  
 
 

2- SƠ ĐỒ QUY TRÌNH

Sơ đồ quy trình Inv.1 – Quản Lý Nhập Kho

3- GIẢI THÍCH SƠ ĐỒ

Sơ đồ này cho phép nhập, in đơn hàng vào kho, ghi nhận thời gian lô hàng, thực nhận trên phiếu nhập kho mua hàng trong trường hợp:
  • Nhập hàng khi có kế hoạch nhận hàng (từ hợp đồng mua hàng hoặc đề nghị mua hàng)
  • Nhập hàng khi không có kế hoạch nhận hàng
  • Hàng đạt chất lượng, nếu không đạt phải qua cấp trên xét duyệt
 

STT

Số hiệu

Tên quy trình

Hệ thống hỗ trợ

Diễn giải quy trình

Tần suất

1 INV211.1 Lập lệnh nhập kho
Hệ thống cho phép lập phiếu nhập mua hàng.
Có thể lập phiếu nhập bán theo hợp đồng đơn hàng.
Có thể lập phiếu nhập theo đề nghị mua hàng.
Có thể lập phiếu nhập mua không theo đơn hàng.
Hàng ngày
2 INV211.2 Ghi nhận chất lượng hàng hóa, xác nhận QC kiểm tra
 
Hệ thống cho phép ghi nhận chất lượng hàng hóa, xác nhận QC kiểm tra.
 
Hàng ngày
3 INV211.3 Ghi nhận thời gian, lô hàng, số lượng thực nhận vào trên lệnh nhập
 
Hệ thống cho phép ghi nhận thời gian, lô hàng, số lượng thực nhận vào trên lệnh nhập.
 
Hàng ngày
4 INV211.4 Xác nhận nhập hàng
 
Xác nhận nhập hàng vào kho,  hệ thống chỉ ghi nhận tăng tồn kho sau khi phiếu nhập đã được xác nhận. Hàng ngày

3.1- INV211 Quản lý nhập kho mua hàng

Mục đích nghiệp vụ

Chức năng này dùng để nhập mới, xem, chỉnh sửa, xóa chứng từ xuất kho bán hàng.
  • Có thể xuất bán theo hợp đồng
  • Có thể xuất bán không theo hợp đồng
 Yêu cầu khai báo
  • Khai báo kho INV11
  • Khai báo vật tư INV12
  • Khai báo nhà cung cấp SEC205

Màn hình làm việc


Màn hình INV.211 – Quản Lý Nhập Kho Mua hàng

Mô tả nút chức năng 
Tên gọi Phím tắt Diễn giải
1. Xác nhận nhập Alt + 1 Xác nhận sau khi hoàn thành nhập liệu.
2. In phiếu nhập Alt + 2 In phiếu nhập kho của phiếu nhập kho đang làm việc.
D. Đối chiếu DNMH Alt + D Đối chiếu với đề nghị mua hàng trước đó (nếu có).
3. Đối chiếu hợp đồng Alt + 3 Cần đối chiếu khi làm phiếu nhập mua hàng thủ công đối với những mặt hàng có đơn đặt hàng.
4. Xóa toàn bộ chi tiết Alt + 4 Khi phiếu nhập đang bị lỗi hoặc có những thông tin sai thì xóa chi tiết để làm lại phiếu nhập khác.
5. Chi tiết lô Alt + 5 Nếu mặt hàng được kiểm soát theo lô, và xem chi tiết thuộc những thông tin chi tiết của lô hàng.
6. Chi phí nhập Alt + 6 Nhập chi phí nhận hàng vào kho (Phí vận chuyển, phí gia công…)
7. Serial Alt + 7 Tùy theo từng công ty có kiểm soát mặt hàng theo serial hay không, nếu có thì sử dụng chắc năng này và nút chức năng này sẽ hiển thị bằng màu xanh.
B. Trở về Alt + B Khi muốn quay lại màn hình tìm kiếm đầu tiên hoặc thoát khỏi màn hình nhập mới.
 
Mô tả trường thông tin
Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải (từ viết tắt)/Ghi chú (nếu có)
Màn hình chính
Thông tin hóa đơn 1
Loại CT X List items Loại chứng từ của phiếu nhập kho.
Kho nhập   Hệ thống kiểm soát Kho này sẽ nhập các vật tư theo phiếu nhập trên.
Đối tượng X List data Đối tượng nhà cung cấp các vật tư trong phiếu nhập.
Diễn giải X Input text Diễn tả nội dung, ghi chú hay giải thích về phiếu nhập.
Loại tiền X List items Loại tiền giao dịch ví dụ như loại tiền VND, USD…
Số tiền nguyên tệ   Default Tổng số tiền của tất cả các chi tiết vật tư.
Mã hệ thống   Default Hệ thống tự sinh để kiểm soát phiếu nhập.
Số phiếu nhập   Default Số ký hiệu để lưu giữ chứng từ, khi phiếu nhập chưa được xác nhận, số phiếu nhập mặc định là mã hệ thống.
Ngày thực nhập X Default Thời gian hệ thống ghi nhận phiếu nhập nhập hàng này vào kho, mặc định là ngày hiện tại, có thể sửa tùy sử dụng.
Điều khoản tt   Default Điều khoản thanh toán.
Đã tạo bút toán   Check box Tạo bút toán lên tổng hợp.
Đã nhận hàng   Check box Hệ thống tự check nếu chọn “Xác nhận nhập”.
Thông tin khác
Số hợp đồng   Default  
Số chứng từ X Default  
Ngày chứng từ X Default Thời gian hệ thống ghi nhận hàng trong phiếu xuất xuất hàng này ra khỏi kho, mặc định là ngày hiện tại, có thể sửa tùy sử dụng.
Địa chỉ   Input text  
Bảng giá   List data  
Loại tỷ giá X List items  
Ngày tỷ giá X Input date  
Tỷ giá X Input number  
Thành tiền hạch toán   Default  
Lịch sử phiếu
Người tạo   Default Tên usernam đã tạo chứng từ này.
Ngày tạo   Default Thời gian phiếu xuất được tạo.
Người sửa   Default  
Ngày sửa   Default  
Người xác nhận   Default  
Ngày xác nhận   Default  
Chi tiết phiếu nhập
Kiểu dòng X List items  
Mã mặt hàng X List data  
Tên mặt hàng   Default  
Thông tin giá trị
ĐVT   List data Đơn vị tính.
Số lượng CT   Input number Số lượng chứng từ.
Số lượng nhận   Input number  
Đơn giá nhập X Input number  
Đc   Check box Điều chỉnh: Click nếu muốn điều chỉnh thành tiền nguyên tệ.
TT nguyên tệ   Input number Thành tiền nguyên tệ.
Lô nhập kho X List data  
Thông tin kế toán
Số tiền hạch toán x Default Số tiền hạch toán.
TK nợ   List data Tài khoản nợ.
TK có   List data Tài khoản có.
Mã PT tk nợ   List data Mã phải thu tài khoản nợ.
Mã PT tk có   List data Mã phải thu tài khoản có.
Mã bút toán   Input text  
Thông tin hợp đồng
Số hợp đồng   Input number  
Ngày ký   Input date  
Nội dung hợp đồng   Input text  
 
Hướng dẫn thao tác
Truy cập đường dẫn: SMART ERP → Quản lý kho → Phiếu nhập kho → Phiếu nhập kho mua hàng(INV211)
Chọn nhập phiếu nhập kho
- Khi truy cập đường dẫn như trên, hệ thống sẽ xuất ra màn hình Lịch sử chứng từ. Nếu muốn nhập mới phiếu nhập kho thì nhấp vào nút “N.Nhập phiếu nhập”
Lưu ý: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu nhập đã nhập, các lệnh nhập chưa được xác nhận sẽ ưu tiên đưa lên trên.
 
 

- Khi nhấn vào nút “N.Nhập phiếu nhập”, hệ thống sẽ xuất ra màn hình nhập mới phiếu nhập kho.
  •  TH1: Nhập hàng chưa có lệnh nhập kho-Nếu phiếu nhập kho không  dựa trên nhập hàng từ đơn hàng/ hợp đồng có trên hệ thống thì làm theo các bước sau:
- Nếu phiếu nhập kho dựa trên nhập hàng từ đơn hàng/ hợp đồng có trên hệ thống: thì không làm từ bước 3 đến bước 6, và nhấn vào nút “Đối chiếu hợp đồng”, màn hình sau sẽ hiện ra:
 ​
  • Check chọn các chi tiết nhập dựa vào tên hàng và số ký hiệu hợp đồng.
  • Mặc định, số lượng nhập hàng sẽ là số lượng còn lại của đơn hàng/hợp đồng chưa được nhập về đối với từng mặt hàng, bạn có thể sửa lại số lượng này nếu hàng nhập về chưa đủ đơn hàng.
  • Sau khi đã chọn đủ các dòng mặt hàng cần nhập, nhấn nút “Ghi nhận”.
  • Nhập vào thông tin lô hàng nếu mặt hàng đã nhập quản lý theo lô.
  • Nếu cần phân bổ chi phí nhập hàng thì nhấn vào nút “6.Chi phí nhập” để nhập chi phí:
 
Kiểm tra và xác nhận số lượng thực nhập, nếu có sai sót thực tế so với chứng từ, ghi nhận số lượng thực tế vào cột “Số lượng nhận”. Chú ý: số lượng thực nhận luôn nhỏ hơn hoặc bằng số lượng chứng từ.
  • TH2: Nhập hàng đã có lệnh nhập kho
Chọn kho cần nhận hàng, trên màn hình lịch sử chứng từ nhập kho, chọn lệnh nhập kho đã tạo: