INV.2 - QUẢN LÝ XUẤT KHO

1- Kiểm soát tài liệu

Các thay đổi
Ngày Nội dung Phiên bản Tham chiếu thay đổi
10/04/2014 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 1  
30/05/2018 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 3.5  
Người duyệt
Tên Vai trò Phiên bản Chữ ký
NGUYỄN CÁT MINH Giám đốc Gia Cát 3.5  

2- SƠ ĐỒ QUY TRÌNH

Sơ đồ quy trình INV.2 – Quản Lý Xuất Kho

3- GIẢI THÍCH SƠ ĐỒ

Sơ đồ này cho phép nhập, in lệnh xuất kho theo đơn  hàng, ghi nhận ngày xuất, số lượng thực xuất, lô hàng cần xuất theo đơn hàng trong trường hợp:
  • Xuất hàng khi có kế hoạch xuất hàng (từ hợp đồng bán hàng).
  • Xuất hàng khi không có kế hoạch xuất hàng
Nếu là xuất cho khách hàng thì phải lập hóa đơn phải thu (tham khảo quy trình Kế toán tiêu thụ FIN21)
 

STT

Số hiệu

Tên quy trình

Hệ thống hỗ trợ

Diễn giải quy trình

1 INV221.1 Lập lệnh xuất kho Hệ thống cho phép lập phiếu xuất bán hàng.
Có thể lập phiếu xuất bán theo đơn hàng.
Có thể lập phiếu xuất bán không theo đơn hàng.
2 INV221.2 Ghi nhận chất lượng hàng hóa, xác nhận QC, kiểm tra
 
Hệ thống cho phép ghi nhận chất lượng hàng hóa, xác nhận QC kiểm tra.
 
3 INV221.3 Xác nhận xuất hàng
 
Xác nhận xuất hàng từ kho, hệ thống chỉ ghi nhận giảm tồn kho sau khi phiếu xuất đã được xác nhận.

3.1- INV221 Quản lý xuất kho

Mục đích nghiệp vụ

Chức năng này dùng để nhập mới, xem, chỉnh sửa, xóa chứng từ xuất kho bán hàng.
+ Có thể xuất bán theo hợp đồng
+ Có thể xuất bán không theo hợp đồng

Yêu cầu khai báo

  • Khai báo kho INV11
  • Khai báo vật tư INV12
  • Khai báo nhà cung cấp SEC205

Màn hình làm việc

Màn hình INV.221 – Quản Lý Xuất Kho
 
 Mô tả nút chức năng
 
Tên gọi Phím tắt Diễn giải
1. Xuất hàng Alt + 1 Xuất hàng sau khi hoàn thành nhập liệu.
2. In phiếu xuất Alt + 2 In phiếu xuất kho của phiếu xuất kho đang làm việc.
3. Xóa chứng từ Alt + 3 Khi phiếu xuất đang bị lỗi hoặc có những thông tin sai thì xóa chi tiết để làm lại phiếu xuất.
4. Xem tồn kho Alt + 4 Nếu mặt hàng được kiểm soát theo lô, và xem chi tiết thuộc những thông tin chi tiết của lô hàng.
5. Đối chiếu đơn hàng Alt + 5 Nếu phiếu xuất này dựa vào đơn hàng bán cho khách hàng, thì đối chiếu đơn hàng tương ứng với từng khách hàng.
6. Serial Alt + 6 Tùy theo từng công ty có kiểm soát mặt hàng theo serial hay không, nếu có thì sử dụng chức năng này và nút chức năng này sẽ hiển thị bằng màu xanh.
7. Chi tiết mặt hàng Alt + 7 Tạo chi tiết các mặt hàng có trong lô.
8. Tạo chứng từ công nợ Alt + 8 Tạo chứng từ công nợ cho phiếu bán hàng này.
D. Đối chiếu toàn bộ Alt + D  
K. Tính KM Alt + K Nhập trực tiếp khuyến mãi cho lô hàng.
B. Trở về Alt + B Khi muốn quay lại màn hình tìm kiếm đầu tiên hoặc thoát khỏi màn hình nhập mới.
P. In đơn đặt hàng Alt + P In đơn đặt hàng.
 
 Mô tả trường thông tin
 
Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải (từ viết tắt)/Ghi chú (nếu có)
Màn hình chính
Thông tin hóa đơn 1
Loại CT X List items Loại chứng từ của phiếu xuất kho.
Kho nhập   Defaul Nơi hàng hóa được xuất đi ( mặc định).
Khách hàng X List data Đối tượng nhà cung cấp các vật tư trong phiếu xuất.
Đơn hàng X List data Hợp.
Số hóa đơn   Input number  
Serial   Input number  
Số phiếu xuất   Default Số ký hiệu để lưu giữ chứng từ, khi phiếu xuất chưa được xác nhận, số phiếu xuất mặc định là được hệ thống tự sinh theo mã hê thống của chứng từ.
Ngày xuất X Default Thời gian hệ thống ghi nhận hàng trong phiếu xuất xuất hàng này ra khỏi kho, mặc định là ngày hiện tại, có thể sửa tùy sử dụng.
Thành tiền X Default Tổng giá vốn của phiếu xuất.
Đã tạo bút toán   Check box  
Đã xuất hàng   Check box  
Diễn giải X Input text Diễn tả nội dung, ghi chú hay giải thích về phiếu xuất.
Thông tin xuất khẩu
Số vận tải   Input number  
Ngày vận tải X Input date  
Số xe X Input number  
Số container   Input number  
Số Seal   Input number  
Người nhận X Input text  
Thông tin khác
Mã hệ thống   Default Mã của chứng từ, do hệ thống kiểm soát.
Người tạo   Default Tên usernam đã tạo chứng từ này.
Ngày tạo   Default Thời gian phiếu xuất được tạo.
Bảng giá   Default Bảng giá bán của phiếu xuất, nếu chọn bảng giá thì chỉ được phép xuất các hàng hóa có trong bảng giá.
Người sửa   Default  
Ngày sửa   Default  
Người xác nhận   Default Tên usernam đã xác nhận chứng từ này.
Ngày xác nhận   Default Thời gian phiếu xuất được xác nhận.
Chi tiết hóa đơn
STT X Default  
Mã mặt hàng X List data  
Tên mặt hàng   Default  
TT giá trị - Tài khoản
ĐVT   List data Đơn vị tính.
Số lượng CT   Input number Số lượng chứng từ.
Số lượng xuất   Input number  
Đơn giá xuất X Input number  
TT nguyên tệ   Input number Thanh toán nguyên tệ.
Lô nhập kho X List data  
Thông tin kế toán
TK nợ   List data Tài khoản nợ.
Mã PT tk nợ   List data Mã phân tích tài khoản nợ.
TK có   List data Tài khoản có.
Mã PT tk có   List data Mã phân tích tài khoản có.
Thông tin hợp đồng
Số hợp đồng   Default  
Ngày ký   Input date  
Nội dung hợp đồng   Input text  
Thông tin bản ghi
Người tạo   Default  
Ngày tạo   Default  
Người sửa   Default  
Ngày sửa   Default  
 
Hướng dẫn thao tác
Truy cập đường dẫn: CLICK ERP → Quản lý kho (INV) -> Phiếu xuất kho (INV2) (INV3) ->Phiếu xuất bán (INV221)
Chọn nhập phiếu xuất kho
- Khi truy cập đường dẫn như trên, hệ thống sẽ xuất ra màn hình Lịch sử chứng từ. Nếu muốn nhập mới phiếu xuất kho thì nhấp vào nút “N.Nhập phiếu xuất”
Lưu ý: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu xuất đã nhập, các lệnh xuất chưa được xác nhận sẽ ưu tiên đưa lên trên.
 
 
 
- Khi nhấn vào nút “N.Nhập phiếu xuất”, hệ thống sẽ xuất ra màn hình nhập mới phiếu xuất kho.
  • TH1: Xuất hàng chưa có lệnh xuất kho
-Nếu phiếu nhập kho không  dựa trên nhập hàng từ đơn hàng/ hợp đồng có trên hệ thống thì làm theo các bước sau:

 
- Nếu phiếu nhập kho dựa trên nhập hàng từ đơn hàng/ hợp đồng có trên hệ thống: thì không làm từ bước 3 đến bước 7, và nhấn vào nút “Đối chiếu hợp đồng”, màn hình sau sẽ hiện ra:
  • Check chọn các chi tiết nhập dựa vào tên hàng và số ký hiệu hợp đồng.
  • Mặc định, số lượng xuất hàng sẽ là số lượng còn lại của đơn hàng/hợp đồng chưa được xuất đi đối với từng mặt hàng, bạn có thể sửa lại số lượng này nếu hàng xuất đi chưa đủ đơn hàng.
  • Sau khi đã chọn đủ các dòng mặt hàng cần nhập, nhấn nút “Ghi nhận”.
  • Nhập vào thông tin lô hàng nếu mặt hàng xuất quản lý theo lô.
Chọn lô hàng xuất nếu xuất quản lý hàng theo lô
Kiểm tra và xác nhận số lượng thực xuất, ghi nhận số lượng thực xuất thực tế trên lệnh xuất, ghi nhận số lượng thực xuất.
Chú ý: hệ thống sẽ kiểm soát không cho số lượng thực xuất lớn hơn số lượng chứng từ.
  • TH2: Xuất hàng đã có lệnh xuất kho