SALE.1 - QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

1- Kiểm soát tài liệu

Các thay đổi
Ngày Nội dung Phiên bản Tham chiếu thay đổi
10/04/2014 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 1  
30/05/2018 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 3.5  
 
 
Người duyệt
Tên Vai trò Phiên bản Chữ ký
NGUYỄN CÁT MINH Giám đốc Gia Cát 3.5  

2- SƠ ĐỒ QUY TRÌNH

Sơ đồ quy trình SALE.1 Quản Lý Thông Tin Khách Hàng
 

3- GIẢI THÍCH SƠ ĐỒ

Quy trình này cho phép nhập mới khách hàng, tạo mới hoặc chỉnh sửa các thông tin của khách hàng. Các thông tin cần tạo mới cho khách hàng khi chưa có:
  • Nhóm khách hàng
  • Khu vực bán hàng
  • Kênh bán hàng
  • Nhân viên quản lý
Sau khi có các thông tin trên tiến hành nhập mới một khách hàng, lưu ý khách hàng nhập mới phải chưa tồn tại trên hệ thống (không trùng Mã số thuế).

STT

Kí hiệu Tên gọi dùng trên hệ thống

Tên quy trình

Hệ thống hỗ trợ

Diễn giải quy trình

1 SALES1.1 SEC2051 Nhóm khách hàng
 
Nếu khách hàng nằm trong một nhóm khách hàng mới chưa được khai báo, người dùng cần khai báo 1 nhóm khách hàng.
2 SALES1.2 SEC2052 Khu vực bán hàng
 
Nếu khách hàng có khu vực bán hàng mới chưa khai báo, người dùng cần khai báo 1 khu vực bán hàng.
3 SALES1.3 SEC2053 Kênh bán hàng
 
Nếu khách hàng có kênh bán hàng mới chưa khai báo, người dùng cần khai báo kênh bán hàng.
4 SALES1.4 SEC208 Nhân viên quản lý
 
Nếu chưa khai báo nhân viên phụ trách khách hàng, người dùng khai báo một nhân viên mới.
5 SALES1.5 SEC205 Nhập thông tin khách hàng
 
Người dùng nhập khách hàng mới, khách hàng nhập mới phải chưa tồn tại trên hệ thống (không trùng Mã số thuế).
6 SALES1.6 SEC205 Đổi thông tin nhân viên quản lí Khi nhân viên không tạo ra được doanh số trong vòng 60 ngày/ cần chuyển nhân viên quản lí.

3.1- SEC2051 Quản lý thông tin nhóm khách hàng

Mục đích nghiệp vụ

  • Khai báo, chỉnh sửa thông tin nhóm khách hàng.

Yêu cầu khai báo

  • Không có điều kiện khác.

Màn hình làm việc


Màn hình SEC2051 Quản Lý Thông Tin Nhóm Khách Hàng

Mô tả nút chức năng

Tên gọi Phím tắt Diễn giải
1. Tạo nhóm cùng mức Alt + 1 Tạo nhóm cùng mức với nhóm đang chọn.
2. Tạo nhóm mức dưới Alt + 2 Tạo nhóm con của nhóm đang chọn.
3. Nhập khách hàng Alt + 3 Nhập một khách hàng mới.

Mô tả trường thông tin

Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải (từ viết tắt)/Ghi chú (nếu có)
Còn hiệu lực   Check box Nếu không check hệ thống hiểu nhóm khách hàng này không còn giao dịch, không thể chọn sau này. Giá trị mặc định là có check.
Mã nhóm X Input text Mã nhóm khách hàng.
Tên nhóm X Input text Tên nhóm khách hàng.
Loại   List items Loại khách hàng bao gồm: Khách hàng trong nước, Khách hàng nội bộ, Khách hàng nước ngoài. Giá trị mặc định là “Khách hàng trong nước”.
TK phải thu   List data Tài khoản mặc định khi lên công nợ phải thu.
TK phải trả   List data Tài khoản mặc định khi lên công nợ phải trả.
TK cọc   List data Tài khoản mặc định khi lên công nợ đặt cọc.
TK tạm ứng   List data Tài khoản mặc định khi lên công nợ tạm ứng.
Diễn giải   Input text  

Hướng dẫn thao tác

Truy cập đường dẫn: SMART ERP --> Khai báo --> Khai báo nhóm khách hàng/ NCC.
TRUY VẤN NGHIỆP VỤ
Để truy vấn nhằm tìm một thông tin nhóm khách hàng theo mong muốn của người dùng, người dùng làm theo các bước sau:


Sau khi nhấn Truy vấn, các nhóm khách hàng theo thông tin truy vấn đã nhập sẽ hiện ra.
TẠO NHÓM KHÁCH HÀNG CÙNG MỨC
Để tạo một nhóm khách hàng cùng mức với một nhóm đã chọn, người dùng làm theo các thao tác sau:



Nhập thông tin nhóm vào dòng mới được tạo ra:


Trong trường hợp quá nhiều thông tin trong List data, người dùng có thể truy vấn nhanh thông tin:
 

Sau khi nhập xong nhấn Ctrl+S hoặc biểu tượng Save trên thanh công cụ để lưu lại.
TẠO NHÓM KHÁCH HÀNG DƯỚI MỨC
Để tạo một nhóm khách hàng dưới mức nhóm đã chọn trước đó, người dùng làm như sau:

Sau đó nhấn nút “Tạo nhóm mức dưới”, một dòng mới sẽ hiện ra là mức con của nhóm chọn trước đó. Nhập thông tin nhóm vào dòng mới được tạo ra (tương tự tạo nhóm cùng mức). Sau khi nhập nhấn Ctrl + S hoặc nhấn biểu tượng Save trên thanh công cụ để lưu lại.
NHẬP KHÁCH HÀNG MỚI
Hướng dẫn ở SEC205 - Khai báo khách hàng/ Nhà cung cấp

3.2- SEC2052 Quản lý khu vực bán hàng

Mục đích nghiệp vụ                                                                               

  • Khai báo, chỉnh sửa khu vực bán hàng.

Yêu cầu khai báo

Màn hình làm việc