SALE.3 - QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG/ ĐƠN HÀNG BÁN

1- Kiểm soát tài liệu

Các thay đổi
Ngày Nội dung Phiên bản Tham chiếu thay đổi
10/04/2014 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 1  
30/05/2018 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 3.5  
Người duyệt
Tên Vai trò Phiên bản Chữ ký
NGUYỄN CÁT MINH Giám đốc Gia Cát 3.5  
 
 

2- SƠ ĐỒ QUY TRÌNH

Sơ đồ quy trình SALE.3 Quản Lý Hợp Đồng/ Đơn Hàng Bán
 

3- GIẢI THÍCH SƠ ĐỒ

  • Khi cần nhập khách hàng mới, người dùng thao tác theo quy trình SALE.1 Quản Lý Thông Tin Khách Hàng. Khi cần nhập bảng giá mới, người dùng thao tác theo quy trình SALE.2 Quản Lý Bảng Giá Bán Hàng.
  • Người dùng lập đơn hàng mới và có thể duyệt đơn hàng nếu không rơi vào 4 trường hợp sau:
    • Khách hàng quá hạn mức công nợ
    • Đơn hàng có mặt hàng khuyến mãi
    • Đơn hàng không sử dụng bảng giá mà người dùng nhập thủ công
    • Đơn hàng có mã hàng đặc biệt
  • Sau khi đơn hàng được duyệt, nếu trong kho cònn đủ hàng, chuyển qua quy trình INV.2 Quản Lý Xuất Kho, ngược lại khi không đủ hàng chuyển qua quy trình MANU Quản Lý Sản Xuất.

STT

Số hiệu

Tên quy trình

Hệ thống hỗ trợ

Diễn giải quy trình

1 SALE3.1.1 Nhập hợp đồng nguyên tắc Khi Công ty và khách hàng ký các thỏa thuận/ hợp đồng nguyên tắc, hệ thống cho phép ghi nhận lại thông tin này, với mục đích hỗ trợ việc lên các báo cáo thống kê sau này.
 
2 SALE3.1.2 Đơn hàng bán/ khuyến mãi/ kế hoạch giao hàng
 
Khi có khách hàng đặt mua hàng, người dùng lập một đơn hàng bán, tạo kế hoạch giao hàng cho khách hàng. Người dùng cũng có thể khai báo các mặt hàng khuyến mãi theo đơn hàng trong màn hình này.
3 SALE3.1.3 Đổ đơn hàng từ file vào hệ thống Hỗ trợ người nhập liêụ đổ dữ liệu từ bên ngoài vào hệ thống.
4 SALE3.1.4 Tính khuyến mãi trên đơn hàng Đơn hàng khuyến mãi có giá khác bảng giá/ không có bảng giá/ quá hạn mực công nợ.
 
5   Duyệt bằng tay
 
Người có quyền duyệt sẽ xử lý hoặc duyệt đơn hàng đã được lập.
 

3.1- SALE3.1.1 Nhập hợp đồng nguyên tắc

3.2- SALE3.1.2 - Đơn hàng bán/ khuyến mãi/ kế hoạch giao hàng

Mục đích nghiệp vụ

  • Nhập mới, chỉnh sửa một đơn bán hàng, khuyến mãi, tạo kế hoạch giao hàng.

Yêu cầu khai báo

  • Khai báo kho INV11 (dùng cho kế hoạch giao hàng) tại đây
  • Khai báo hàng hóa INV12
  • Khai báo khách hàng SEC205
  • Khai báo bảng giá SALE41 tại đây(không bắt buộc)

Màn hình làm việc


 Màn hình SALE22 Nhập Mới, Chỉnh Sửa Một Đơn Hàng

Mô tả nút chức năng

Tên gọi Phím tắt Diễn giải
1. Duyệt Alt+1 Duyệt đơn hàng bán
2. Tạo kế hoạch giao hàng Alt+2 Thiết lập ngày, giờ giao hàng
3. Xóa đơn hàng Alt+3 Xóa đơn hàng bán
4. Xem tồn kho Alt+4 Xem số lượng các mặt hàng còn tồn kho
5. In đơn đặt hàng Alt+5  
6. Tạo phiếu xuất Alt+6 Tạo phiếu xuất kho
7. Trở về Alt+7 Trở về cửa số trước đó.
8. Xem báo cáo chi tiết tình hình thực hiện Alt+8 Theo dõi tiến độ giao hàng của đơn hàng.
 

Mô tả trường thông tin

Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải (từ viết tắt)/Ghi chú (nếu có)
Màn hình chính
Thông tin chung
Loại hợp đồng X List items Giá trị mặc định là “Hợp đồng bán hàng hóa trong nước.
In đơn giá   Check box Khi không chọn trường thông tin này, đơn đặt hàng in ra sẽ không có đơn giá, ngược lại khi chọn đơn đặt hàng in ra sẽ có đơn giá. Mặc định ban đầu là không chọn.
Đối tượng X List data Đối tượng mua hàng.
Loại tiền   List data Giá trị mặc định là “VND”.
Số tiền nguyên tệ X Input number Thành tiền của đơn hàng bán, hệ thống sẽ tự cập nhật sau khi người dùng nhập xong chi tiết đơn hàng.
Tiền cọc   Input number Tiền khách mua hàng đưa cho nhân viên bán hàng để đặt cọc.
Trả nợ   Input number Tiền khách mua hàng đưa cho nhân viên bán hàng để trả nợ các đơn hàng trước đó.
Số hợp đồng X Input text Hệ thống tạo một mã có dạng SA-00009/2017 (SA là mã đơn bán hàng, 00009 là số đơn hàng tăng dần theo năm, 2017 là năm lập đơn hàng). Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi tùy theo quy tắc của công ty.
Số chứng từ khách hàng X Input text Hệ thống tạo một mã giống số hợp đồng, người dùng có thể thay đổi tùy theo quy tắc của công ty.
Bảng giá   List data Chọn bảng giá được áp dụng cho đơn hàng bán, khi chọn bảng giá người dùng chỉ thấy được các bảng giá chung và các bảng giá khai báo riêng cho đối tượng đã chọn. Khi bảng giá đã được chọn, người dùng chỉ có thể chọn các mặt hàng được khai báo trong bảng giá.
Theo hợp đồng nguyên tắc   List data Hợp đồng nguyên tắc là một số điều khoản được kí kết với khách hàng. Người dùng khai báo hợp đồng kí kết tại SALE21 {thêm SALE 21}.
Trạng thái   Default Trạng thái của đơn bán hàng. Bao gồm “Đang lập” và “Đã duyệt”. Mặc định là “Đang lập”, khi người dùng nhập xong và duyệt thành công đơn hàng trạng thái sẽ chuyển sang “Đã duyệt”.
Thông tin ký kết
Đại diện bên A   Input text Tên đơn vị lập đơn hàng bán.
Đại diện bên B   Input text
Người liên hệ   Input text Người liên hệ phía khách hàng.
Điều khoản tt X List data Điều khoản thanh toán.
Nội dung   Input text  
Ngày đặt hàng X Input date Mặc định là ngày hiện tại của hệ thống.
Ngày hiệu lực X Input date Mặc định là ngày hiện tại của hệ thống.
Ngày hết hạn   Input date Ngày hết hạn đơn hàng.
Dự án   List data Không dùng trong ThaiKK.
Mã hệ thống   Default .
Người duyệt   Default  
Ngày duyệt   Default  
Địa chỉ NCC   Default  
Ghi chú   Input text  
Thông tin liên quan khác
Số hợp đồng chính   List data  
Số hợp đồng của NCC   Mặc định  
Đối tượng xuất hàng/ theo dõi công nợ   Default Hệ thống mặc định, nhưng cho phép chỉnh sữa trường hợp muốn giao hàng cho một đối tượng khác.
Đối tượng xuất hóa đơn báo cáo thuế   Default Hệ thống mặc định, nhưng cho phép chỉnh sữa trường hợp muốn xuất hóa đơn cho một đối tượng khác.
Số tháng xoay vòng công nợ   Input number  
Định dạng xuất   List items Định dạng file xuất khi in đơn hàng đặt hàng.
Lịch sử phiếu
Mã kho   List data Kho xuất hàng.
Nơi giao hàng   Input text Địa chỉ giao hàng.
Ngày giao   Input date  
Người tạo   Default  
Ngày tạo   Default  
Người chỉnh sửa   Default  
Ngày chỉnh sửa   Default  
Màn hình chi tiết
STT   Default  
Mã mặt hàng   List data  
Số lượng X Input number  
Diễn giải   Default Tên mặt hàng tương ứng với mã mặt hàng đã chọn.
ĐG/ TT trước thuế
ĐVT   Default Đơn vị tính tương ứng với mã mặt hàng đã chọn.
Chiết khấu theo BG (%)   Input number Chiết khấu thêm so với đơn giá trên bảng giá, nếu <100 là tỷ lệ, >100 là giảm số tiền theo đơn giá.
Đơn giá trước thuế   Input number  
TT trước thuế   Default Hệ thống tự tính toán.
Tên thuế   List data Chọn loại thuế áp dụng cho mặt hàng.
ĐG/ TT sau thuế
Thuế suất   Default Hệ thống tự tính toán ứng với Tên thuế đã được chọn ở Tab ĐG/ TT trước thuế.
Đơn gía thuế   Default
Tiền thuế   Default
Đơn giá sau thuế   Default
Thành tiền sau thuế   Default
Đóng gói
Cbm   Input number Thể tích hàng hóa.
Inner   List data Loại bao bì bên trong.
Outer   List data Loại bao bì bên ngoài.
Mã hàng tại khách hàng   Input text  
Ghi chú   Input text  
Customied   Check box  
Kế hoạch giao hàng
Mã kho   List data Chọn mã kho xuất hàng.
Nơi giao hàng   Default Tên kho xuất hàng dựa theo mã kho phía trên.
Số lượng   Input number Có thể chia thành nhiều lần giao hàng, mỗi lần có số lượng khác nhau (có thể ở các kho khác nhau) tùy người tạo kế hoạch giao hàng sắp xếp.
Ngày giao   Input date  
Ghi chú   Input text  
Theo dõi tình trạng giao hàng
ĐG trước thuế   Default Lấy từ tab ĐG/TT trước thuế.
Số lượng đã nhận   Default  
Thành tiền đã nhận   Default  
SL còn lại   Default  
TT còn lại   Default  
 

Hướng dẫn thao tác

Truy cập đường dẫn: SMART ERP --> Quản lý bán hàng --> Quản lý hợp đồng bán hàng --> Lập đơn hàng bán.
LẬP ĐƠN BÁN HÀNG MỚI
Để lập 1 đơn bán hàng mới, người dùng thao tác như sau:


Nhập các thông tin cần thiết vào form này, khi người dùng chọn Bảng giá, các mặt hàng ở màn hình chi tiết là những mặt hàng có trong bảng giá, ngược lại khi không chọn Bảng giá, người dùng nhập thủ công các mặt hàng (có thể chọn trong tất cả các mặt hàng đã khai báo).
Lưu ý, khi chọn Bảng giá, Check list chỉ hiển thị các Bảng giá chung và Bảng giá khai báo dành riêng cho đối tượng đã chọn.
Sau khi nhập xong các thông tin ở Màn hình chính, nhấn Ctrl+S hoặc biểu tượng Save để lưu lại. Sau đó, người dùng tiếp tục nhập thông tin ở màn hình chi tiết.
Đầu tiên, người dùng chọn Mã mặt hàng, nếu chọn từ Bảng giá các thông tin về Diễn giải, ĐVT, Đơn giá, Thành tiền, Tên thuế sẽ tương ứng theo, người dùng chỉ nhập Số lượng (Bắt buộc) và Chiết khấu theo BG. Nếu nhập thủ công, người dùng nhập Số lượng (Bắt buộc), Đơn giá trước thuế (Bắt buộc), Tên thuế (Nếu không chọn mặc định là không tính thuế), Chiết khấu theo BG, các trường còn lại là tương ứng từ mã mặt hàng hoặc hệ thống tính toán.
Khi nhập xong màn hình chi tiết đơn hàng, người dùng lưu lại và chuyển đến bước Tạo kế hoạch giao hàng.
Ở Tab Kế hoạch giao hàng người dùng chọn Mã kho xuất hàng, điều chỉnh lại Số lượng, Ngày giao, số lần giao hàng (Thêm một dòng mới) cho phù hợp. Người dùng có thể nhấn Xem tồn kho để xem mặt hàng đang chọn còn ở những kho nào với số lượng bao nhiêu để phân bổ giao hàng phù hợp.
Sau khi tạo xong kế hoạch giao hàng, người dùng nhấn Tạo phiếu xuất để xuất kho hàng hóa cho khách hàng.
Nếu đơn hàng không rơi vào 4 trường hợp đặc biệt (phần Giải thích sơ đồ) thì người lập có quyền duyệt đơn hàng (nhấn nút Duyệt). Ngược lại đơn hàng sẽ chuyển đến bước Xử lý/ Duyệt đơn hàng SALE23.
Sau khi hoàn tất, nhấn Ctrl + S hoặc biểu tượng Save trên thanh công cụ để lưu lại.
IN ĐƠN ĐẶT HÀNG
Chọn Định dạng xuất ở Tab “Thông tin liên quan khác” sau đó nhấn “In đơn đặt hàng”.