FIN.4 - KẾ TOÁN TIỀN MẶT

1- KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Các thay đổi
Ngày Nội dung Phiên bản Tham chiếu thay đổi
10/04/2014 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 1  
30/05/2018 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống SMART-ERP 3.5  
Người duyệt
Tên Vai trò Phiên bản Chữ ký
NGUYỄN CÁT MINH Giám đốc Gia Cát 3.5  

2- SƠ ĐỒ QUY TRÌNH

Sơ đồ quy trình FIN 4- Kế toán tiền mặt

3- GIẢI THÍCH SƠ ĐỒ

Sơ đồ này mô tả quy trình kế toán tiến mặt. Khi đề nghị thu chi được duyệt thì cho phép lập phiếu thu/chi tiền mặt qua chứng từ công nợ bán hàng hoặc mua hàng. Nếu phiếu chi được duyệt thì thực hiện chi và ký xác nhận. Sau đó đối chiếu, kiểm kê quỹ tiền mặt cuối kỳ.
 

STT

Số hiệu

Tên quy trình

Hệ thống hỗ trợ

Diễn giải quy trình

1 FIN4.1 Lập phiếu thu
 
Từ chứng từ công nợ phải thu, phiếu chi tạm ứng, hệ thống cho phép lên kế hoạch thu tiền.
Lập phiếu chi
 
Căn cứ vào kế hoạch thanh toán đã được duyệt, kế toán thanh toán tiến hành chi tiền.
Hệ thống cho phép kế toán chi tiền theo từng kế hoạch thanh toán của từng nhà cung cấp.
2 FIN4.2 In phiếu thu/ chi  

4- FIN 4- QUẢN LÍ KẾ TOÁN TIỀN MẶT

4.1- Quản lý lập phiếu thu tiền mặt qua chứng từ công nợ

Mục đích nghiệp vụ

Chức năng này dùng để nhập mới, chỉnh sửa các phiếu thu tiền mặt.
 
Yêu cầu khai báo
  • Khai báo khách hàng tại SEC205
  • Kỳ kế toán đã được mở tại SEC107
  • Các chứng từ công nợ phải trả đã được lập tại FIN11

Màn hình làm việc

 
Màn hình FIN41C – Lập Phiếu Thu Tiền Mặt Qua Chứng Từ Công Nợ
 
Mô tả nút chức năng
 
Tên gọi Phím tắt Diễn giải
B. Trở về Alt + B Khi muốn quay lại màn hình tìm kiếm đầu tiên hoặc thoát khỏi màn hình nhập mới.
4. Xóa chứng từ Alt + 4 Khi chứng từ đang bị lỗi hoặc có những thông tin sai thì xóa chi tiết để làm lại chứng từ khác.
5. In phiếu Thu Alt + 5 In phiếu thu của chứng từ đang làm việc.
6. Chọn chứng từ phải thu Alt + 6 Chọn kế hoạch xuất hàng cần phải thu công nợ.
F. Hoàn thành Alt + F Khi muốn quay lại màn hình tìm kiếm đầu tiên hoặc thoát khỏi màn hình nhập mới.
 

Mô tả trường thông tin

Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải (từ viết tắt)/ Ghi chú (nếu có)
Màn hình chính
Thông tin hóa đơn 1
Loại CT X List items Loại chứng từ, chọn từ danh sách các loại chứng từ bạn đã khai báo và cho phép sử dụng trên màn hình này.
Tài khoản X List items Tài khoản thanh toán cho chứng từ công nợ này.
Đối tượng X List data Đối tượng công nợ bán muốn thanh toán.
Tài khoản nợ   List data  
Mã phân tích TK nợ   List data Mã phân tích tài khoản nợ.
Diễn giải X Input text Diễn giải của phiếu thu.
Số chứng từ X Default Số chứng từ hạch toán hệ thống tự sinh.
Ngày chứng từ X Default Ngày chứng từ hạch toán.
Ngày hạch toán X Default Ngày hạch toán của chứng từ.
Số tiền nguyên tệ X Default Số tiền gốc của chứng từ hạch toán này.
Hạch toán   Default Hệ thống sẽ tự động tính số tiền hạch toán theo công thức: số tiền hạch toán = số tiền gốc*tỷ giá.
Người giao dịch   Input text  
Mã hệ thống   Default Mã quản lý của hệ thống.
Loại tiền   List items Loại tiền của phiếu hạch toán.
Đã chuyển sổ   Check box Trạng thái chuyển sổ của chứng từ này, hệ thống tự động check khi bạn đã chuyển sổ chứng từ này.
Hoàn thành   Check box Trạng thái hoàn thành của chứng từ, hệ thống tự động check vào khi bạn nhấn nút hoàn thành.
Tỷ giá
Địa chỉ   Input number  
Loại tỷ giá X Input date Nếu loại tiền khác loại tiền hạch toán, hệ thống sẽ cho phép bạn nhập loại tỷ giá.
Ngày tỷ giá X Input number Ngày tỉ giá của chứng từ.
Tỷ giá   Input number Tỷ  giá thực tế.
Người tạo   Default Tên usernam đã tạo chứng từ này.
Ngày tạo   Default Thời gian phiếu xuất được tạo.
Người chỉnh sửa   Default  
Ngày chỉnh sửa   Default  
Chi tiết phiếu chi
STT   Default Số thứ tự.
Diễn giải X Default  
Số tiền nguyên tệ   Default  
Số tiền hạch toán   Default  
Tài Khoản nợ   Default Tài khoản nợ.
Mã PT nợ   Default Mã phân tích tài khoản nợ.
Tài Khoản có   Default Tài khoản có.
Mã PT có   Default Mã phân tích tài khoản có.
Ghi chú   Input text  
 

Hướng dẫn thao tác

Truy cập đường dẫn: SMART ERP -> Quản trị Tài chính - Kế toán -> Kế toán tiền mặt --> Lập phiếu thu tiền mặt qua chứng từ công nợ (FIN41C)
- Khi truy cập đường dẫn như trên, hệ thống sẽ xuất ra màn hình Lịch sử chứng từ. Nếu muốn nhập mới phiếu thu tiền mặt thì nhấp vào nút “3.Nhập phiếu thu”.
Lưu ý: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phiếu thu đã lập, các phiếu thu chưa hoàn thành sẽ ưu tiên đưa lên trên.

 
Sau khi chọn Nhập phiếu thu, hệ thống sẽ xuất ra màn hình sau và làm theo các bước như trên hình:
 

 

4.1.1- FIN4.2 IN BÁO CÁO THU TIỀN MẶT

Để in phiếu thu, chọn ‘2.In phiếu thu’ trên màn hình làm việc , hệ thống sẽ tự động in ra phiếu thu như sau:

4.2- Quản lí thu tiền mặt trực tiếp

Mục đích nghiệp vụ

Chức năng này dùng để nhập mới, chỉnh sửa các phiếu thu tiền mặt hoặc tiền ngân hàng lưu chuyển giữa các quỹ nội bộ.

Yêu cầu khai báo

  • Khai báo quỹ ngân hàng/Quỹ tiền mặt SEC206.

Màn hình làm việc


Màn hình FIN42 – Lập phiếu thu tiền mặt trực tiếp

Mô tả nút chức năng

Tên gọi Phím tắt Diễn giải
  1. Tính thuế
Alt+1  
  1. Đối chiếu xuất hàng
Alt+2  
  1. In phiếu thu
Alt+3  
  1. In hoá đơn
Alt+4  
  1. Hoàn thành
Alt+1  
  1. Xoá CT chứng…
Alt+6  
  1. Trở về
Alt+7  

Hướng dẫn thao tác
Truy cập đường dẫn:
  • Đối với thu tiền mặt trực tiếp:
SMART ERP -> Quản trị Tài chính - Kế toán -> Kế toán tiền mặt -> Lập phiếu thu tiền mặt trực tiếp (FIN42C).
  • Đối với chuyển khoản ngân hàng:
SMART ERP -> Quản trị Tài chính - Kế toán -> Kế toán tiền mặt -> Lập phiếu thu ngân hàng trực tiếp (FIN42B).

(Lưu ý: Hướng dẫn ứng với thu tiền mặt trực tiếp, đối với thu từ ngân hàng thực hiện tương tự.)
 
- Khi truy cập đường dẫn như trên, hệ thống sẽ xuất ra màn hình Lịch sử chứng từ. Nếu muốn nhập mới phiếu chi tiền mặt thì nhấp vào nút “5.Nhập chứng từ công nợ phải thu”

Sau khi chọn Nhập phiếu thu, hệ thống sẽ xuất ra màn hình sau và làm theo các bước như trên hình:
 

 

4.3- Quản lý lập phiếu chi tiền mặt qua chứng từ công nợ

Mục đích nghiệp vụ

Chức năng này dùng để nhập mới, chỉnh sửa các phiếu chi tiền mặt, chi ngân hàng.
Áp các phiếu chi đó vào các kế hoạch thanh toán của hóa đơn phải trả, hoặc hoàn trả lại các phiếu thu tạm ứng.

Yêu cầu khai báo

Kỳ kế toán đã được mở tại SEC107
  • Đã có các kế hoạch thanh toán của hóa đơn phải trả hoặc kế hoạch thanh toán của phiếu thu cọc chưa thanh toán hết tại FIN11
  • Khai báo khách hàng tại SEC205
  • Khai báo nghiệp vụ SEC215
  • Khai báo phiếu chi công nợ (PCCN)
  • Khai báo credit note (CN)

Màn hình làm việc


Màn hình FIN43C – Lập Phiếu Chi Tiền Mặt Qua Chứng Từ Công Nợ
 
Mô tả nút chức năng
Tên gọi Phím tắt Diễn giải
1. Trở về Alt+1 Trở về màn hình làm việc trước đó.
1. Hoàn thành   Hoàn thành phiếu chi.
2. Xóa chứng từ Alt+2 Xóa chứng từ khi bạn nhập sai thông tin cần thiết hoặc muốn xóa chứng từ hiện tại.
3. In phiếu chi Alt+3 In phiếu chi để lưu nội bộ hoặc gửi cho khách hàng.
5. Chọn chứng từ phải trả Alt+5 Chọn chứng từ phai trả cho nhà cung cấp (đối tượng) tương ứng.
7. Xem công nợ Alt+7  
 
Mô tả trường thông tin
Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải (từ viết tắt)/Ghi chú (nếu có)
Màn hình chính
Thông tin hóa đơn 1
Loại CT X List items Loại chứng từ, chọn từ danh sách các loại chứng từ bạn đã khai báo và cho phép sử dụng trên màn hình này.
Tài khoản X List data  
Đối tượng X List data Đối tượng công nợ bán muốn thanh toán.
Diễn giải X Input text Diễn giải của phiếu chi.
Tài khoản có   List items  
Mã phân tích TK có   Default  
Số tiền NT X Input number Số tiền nguyên tệ, số tiền gốc của chứng từ hạch toán này.
Số tiền hạch toán   Default Hệ thống sẽ tự động tính số tiền hạch toán theo công thức: số tiền hạch toán = số tiền gốc*tỷ giá.
Mã hệ thống   Default Mã quản lý của hệ thống.
Duyệt   List items Trạng thái của chứng từ.
Số chứng từ   Default Số chứng từ hạch toán hệ thống tự sinh.
Ngày chứng từ   Default Ngày chứng từ hạch toán.
Ngày hoạch toán X Default Ngày hạch toán của chứng từ.
Loại tiền   List items Loại tiền của phiếu hạch toán.
Người giao dịch   Input text  
Đã chuyển sổ   Check box Trạng thái chuyển sổ của chứng từ này, hệ thống tự động check khi bạn đã chuyển sổ chứng từ này.
Hoàn thành   Check box Trạng thái hoàn thành của chứng từ, hệ thống tự động check vào khi bạn nhấn nút hoàn thành.
Tỷ giá
Địa chỉ   Input number  
Loại tỷ giá X Input date Nếu loại tiền khác loại tiền hạch toán, hệ thống sẽ cho phép bạn nhập loại tỷ giá.
Ngày tỷ giá X Input number Ngày tỉ giá của chứng từ.
Tỷ giá   Input number Tỷ  giá thực tế.
Người tạo   Default Tên usernam đã tạo chứng từ này.
Ngày tạo   Default Thời gian phiếu xuất được tạo
Người chỉnh sửa   Default  
Ngày chỉnh sửa   Default  
Người duyệt   Default  
Ngày duyệt   Default  
Chi tiết phiếu chi
STT   Default Số thứ tự.
Diễn giải X Default  
Số tiền nguyên tệ   Default  
Số tiền hạch toán   Default  
TK nợ   Default Tài khoản nợ.
Mã PT nợ   Default Mã phân tích tài khoản nợ.
TK có   Default Tài khoản có.
Mã PT có   Default Mã phân tích tài khoản có.
Ghi chú   Input text  
         
 
Hướng dẫn thao tác
Truy cập đường dẫn: SMART ERP -> Quản trị Tài chính - Kế toán -> Kế toán tiền mặt  --> Nhập phiếu chi theo chứng từ công nợ ( FIN43C).
- Khi truy cập đường dẫn như trên, hệ thống sẽ xuất ra màn hình Lịch sử chứng từ. Nếu muốn nhập mới phiếu chi tiền mặt thì nhấp vào nút “3.Nhập phiếu chi”
Lưu ý: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phiếu chi đã lập, các phiếu chi chưa hoàn thành sẽ ưu tiên đưa lên trên.